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公司文件服务器使用规范
文件分类存储，权限分级管控，定期备份，严禁外传，操作留
公司文件服务器使用规范
总则
为保障公司文件服务器的安全稳定运行,规范员工对服务器资源的合理使用，防止数据泄露、系统故障及资源滥用，特制定本使用规范，所有员工需严格遵守本规范，确保公司核心数据资产的安全性、完整性和可用性。
账号管理规范
账号申请与注销
- 员工需通过IT部门申请专用账号,账号名称需与工号或姓名绑定，禁止多人共享账号。
- 离职或岗位变动时,需在3个工作日内提交账号注销申请，IT部门有权回收未及时注销的账号。
账号安全要求
- 初始密码需包含大小写字母、数字及特殊字符，长度不低于8位，且每月更换一次。
- 禁止使用默认密码或弱密码（如“123456”）。
- 若发现账号异常登录,需立即通知IT部门并修改密码。
| 操作场景 | 规范要求 |
|---|---|
| 密码修改频率 | 每月至少一次，需记录变更时间及操作人 |
| 账号借用 | 严禁将个人账号转借他人，需共享文件时通过“共享文件夹”功能设置权限 |
| 长期未使用账号 | 连续6个月未登录的账号将被自动冻结，需重新申请激活 |
文件存储规范
文件分类与存储路径
- 公司级文件：战略规划、财务报表、合同协议等需存入“公司公共文档”专区，设置严格访问权限。
- 部门级文件：各部门内部资料需存入对应部门文件夹（如“市场部”“技术部”），仅本部门成员可见。
- 个人文件：临时性文件需存入“个人工作区”，重要文件需定期备份至“公司备份服务器”。
文件命名规则
- 统一格式：
日期_负责人姓名_文件主题（关键词）.文件类型
示例：20231001_张三_Q3销售报表（终稿）.xlsx - 禁止使用模糊名称（如“新建文件夹”“文档1”），需明确文件内容及版本。
- 统一格式：
存储容量限制
- 个人账户初始存储空间为50GB,超限额需提交《存储扩容申请》至IT部门审批。
- 公共文件夹总容量不得超过服务器总空间的60%，IT部门每月清理过期文件。
访问权限管理
权限等级划分
| 权限等级 | 可操作范围 |
|————–|——————————————————————————|
| 一级（只读） | 查看文件内容，不可修改、删除或下载 |
| 二级（编辑） | 可修改文件内容，不可删除或更改权限 |
| 三级（管理） | 可新增/删除文件、调整权限，仅限部门负责人及以上角色 |权限申请流程
- 员工需填写《文件服务器权限申请表》，说明申请理由及所需权限等级。
- IT部门审核后,按需配置权限，原则上遵循“最小化授权”原则。
数据安全与备份
数据加密
- 涉及商业机密的文件需启用加密存储（如AES-256），密钥由IT部门统一管理。
- 外部合作方传输文件时,需通过SSL加密通道或企业邮箱发送。
备份策略
- 全量备份：每周日凌晨3点自动备份公共文件夹，保留3个月循环覆盖。
- 增量备份：每日备份个人工作区新增/修改文件，保留1个月。
- 员工需每月手动备份重要文件至本地硬盘或U盘。
数据销毁
- 不再使用的文件需提交《数据销毁申请单》，由IT部门彻底删除并覆盖存储空间。
- 硬盘报废时需物理销毁或多次覆写数据,防止恢复。
操作规范
上传与下载
- 禁止上传与工作无关的文件（如电影、游戏），IT部门定期扫描查杀干扰。
- 单次上传文件不超过5GB,超大文件需联系IT部门分卷压缩后传输。
禁止行为
- 不得尝试破解他人账号密码,或利用破绽获取未授权数据。
- 严禁在服务器上安装第三方软件、修改系统配置或关闭防护策略。
异常处理
- 发现文件丢失、损坏或服务器卡顿时，立即停止操作并联系IT部门。
- 未经批准,不得擅自恢复被删除的文件。
违规处理措施
| 违规行为 | 处理措施 |
|---|---|
| 盗用他人账号 | 警告+账号冻结7天，严重者移交法务部门 |
| 未加密存储机密文件 | 通报批评+扣除绩效分5分 |
| 超额占用存储空间且拒不清理 | 强制清理文件，限制账号权限1个月 |
附则
- 本规范自发布之日起生效,由IT部门负责解释与修订。
- 员工对规范内容有疑问时,可通过内部邮件或“IT服务台”系统咨询。
FAQs（常见问题解答）
问题1：如何申请扩大个人存储空间？
答：需填写《存储扩容申请表》，说明扩容原因及所需容量，提交至IT部门审核，若因项目需求临时扩容，需提供项目立项文件作为附件。
问题2：误删重要文件如何恢复？
答：立即联系IT部门，技术人员将从备份服务器中恢复文件（保留周期内），若文件已被覆盖或超期清理，需评估
