打印服务器如何设置扫描功能？

在网络化办公环境中,打印服务器（无论是硬件设备还是软件服务）主要承担的核心功能是管理和分发打印任务，让多台计算机可以共享一台或多台打印机，许多用户经常询问：打印服务器本身能扫描吗？或者如何通过打印服务器实现扫描功能？

核心概念澄清：打印服务器 ≠ 扫描服务器

必须明确一个关键点：标准意义上的打印服务器（尤其是硬件打印服务器或仅提供基础打印共享的软件）本身通常不具备扫描功能，也不直接管理扫描任务。

扫描功能来源于扫描仪或具备扫描模块的多功能一体机（MFP），打印服务器的作用是处理来自网络的打印请求并将其发送到打印机，扫描请求则通常是用户直接向扫描仪或一体机发出的指令，其结果（扫描件）需要发送到某个目的地（如计算机文件夹、电子邮件、网络共享目录等）。

如何实现通过网络进行扫描（即“打印服务器环境下的扫描”）？

虽然打印服务器本身不扫描,但在配备了具备网络功能的多功能一体机（MFP） 的环境中，可以通过以下几种方式实现“网络扫描”，有时这些功能配置会涉及打印服务器或与打印服务器共存于同一设备上：

使用 SMB/CIFS 共享文件夹 (最常见)

*   **原理：** 将一体机配置为直接将扫描文件保存到网络上指定的共享文件夹（也称为“扫描到文件夹”或“Scan to SMB”），这个文件夹通常位于您的文件服务器、NAS 或某台开启了文件共享的计算机上。
*   **如何配置：**
    1.  在目标计算机或服务器上创建一个专用文件夹用于接收扫描件（`\FileServerScans`）。
    2.  设置该文件夹的共享权限和NTFS权限（确保一体机有读写权限）。
    3.  在多功能一体机的操作面板或 Web 管理界面中（通常通过其 IP 地址访问），找到“扫描设置”或“地址簿”选项。
    4.  添加一个新的“扫描到文件夹”目标：
        *   输入共享文件夹的完整网络路径（如 `\192.168.1.100Scans` 或 `\FileServerNameShareName`）。
        *   输入拥有访问权限的用户名和密码（通常需要是域用户或该计算机上的本地用户）。
    5.  保存设置，用户在一体机面板上选择此目标，扫描后文件将自动上传到指定共享文件夹。
*   **优势：** 简单、通用、文件直接存入网络存储。
*   **注意点：** 需确保网络畅通、权限设置正确、目标文件夹路径稳定，防火墙设置（尤其是 Windows Defender 防火墙）有时可能阻止通信。

使用 FTP 服务器

*   **原理：** 将一体机配置为通过 FTP（文件传输协议）协议将扫描文件上传到指定的 FTP 服务器。
*   **如何配置：**
    1.  在您的网络环境中架设或准备一个 FTP 服务器（可以是专用 FTP 服务器软件、NAS 的 FTP 功能，甚至某些路由器或打印服务器设备集成的简易 FTP）。
    2.  在 FTP 服务器上创建接收目录并设置好访问权限（用户名/密码）。
    3.  在多功能一体机的扫描设置中，添加一个新的“扫描到 FTP”目标：
        *   输入 FTP 服务器的 IP 地址或主机名。
        *   输入端口号（默认 21）。
        *   输入目标目录路径。
        *   输入有效的 FTP 用户名和密码。
        *   通常可选择被动模式（Passive Mode），这有助于解决防火墙/NAT 后的连接问题。
    4.  保存设置。
*   **优势：** 跨平台兼容性好，尤其适用于 Linux/Unix 环境或不方便使用 SMB 的场景。
*   **注意点：** FTP 传输默认不加密（用户名密码和文件内容明文传输），存在安全隐患，若需安全，考虑使用 **FTPS（FTP over SSL/TLS）** 或 **SFTP（SSH File Transfer Protocol）**，前提是一体机和支持。

使用电子邮件 (Scan to Email)

*   **原理：** 将一体机配置为通过 SMTP（简单邮件传输协议）协议，将扫描件以电子邮件附件的形式发送到指定的一个或多个邮箱地址。
*   **如何配置：**
    1.  需要在公司网络内有一个可用的 SMTP 邮件服务器（可以是企业自建的 Exchange Server、Office 365、Gmail SMTP 或其他公共邮件服务商的 SMTP，但需注意公共邮箱可能有限制和需启用“应用专用密码”）。
    2.  获取 SMTP 服务器的地址、端口号（25, 587 或 465）、以及是否需要安全连接（SSL/TLS）。
    3.  获取用于发送邮件的账户信息（邮箱地址、用户名/密码，有时仅需用户名）。
    4.  在多功能一体机的扫描设置中，配置 SMTP 服务器信息：
        *   SMTP 服务器地址/主机名。
        *   SMTP 端口。
        *   安全连接类型（None, SSL, TLS, STARTTLS）。
        *   发件人邮箱地址（通常需与认证账户一致或允许）。
        *   认证方式（通常为 Login/Plain）。
        *   认证用户名/密码。
    5.  在地址簿中添加收件人邮箱地址（一个或多个）。
*   **优势：** 方便快捷，扫描件直达邮箱，适合移动办公或分发给多人。
*   **注意点：** 配置相对复杂，需有正确的 SMTP 服务器信息；公共邮箱服务可能限制发送频率或附件大小；需注意邮件安全和垃圾邮件策略。

使用厂商专有软件或云服务

*   **原理：** 一些打印机制造商（如 HP, Canon, Epson, Brother 等）提供专门的扫描管理软件或云服务。
    *   **软件：** 需要在用户的电脑上安装一个代理程序，一体机扫描后，文件通过该软件传送到指定电脑的文件夹（如“扫描到PC”）。
    *   **云服务：** 一体机直接配置连接到厂商的云平台（如 HP ePrint, Canon uniFLOW 等），扫描件上传到云端，用户通过网页或 App 访问下载。
*   **如何配置：** 需按照厂商提供的具体指南操作，通常需要一体机支持该功能，并在设备和用户端进行相应设置和账户绑定。
*   **优势：** 厂商解决方案，兼容性和功能性可能更优；云服务提供远程访问便利。
*   **注意点：** 可能依赖特定软件安装；云服务可能需要订阅费用或互联网连接，并有数据隐私考量。

重要提示与安全建议

1. 设备能力是关键： 确保您的多功能一体机（MFP） 本身具备网络功能和上述提到的扫描发送能力（SMB, FTP, Email 等），并非所有连接到打印服务器的打印机都支持扫描。
2. 网络连通性： 一体机、目标服务器/电脑、打印服务器（如果相关）必须处于同一网络段且能互相通信。
3. 权限设置： 对于 SMB/FTP 方式，精确配置权限至关重要：
   • 避免使用过于宽泛的权限（如 Everyone 完全控制）。
   • 为扫描功能创建一个专用用户账户（ScanUser）。
   • 只赋予该账户对特定扫描目标文件夹的写入（和可能创建文件/文件夹）权限。
   • 强烈建议不要使用管理员账户进行扫描。
4. 安全传输： 尽可能使用安全协议：
   • SMB： 优先使用 SMB3（最新版本，支持加密），禁用过时且不安全的 SMB1。
   • FTP： 避免使用纯 FTP，首选 FTPS (Explicit) 或 SFTP。
   • Email： 使用 SSL/TLS 加密连接（端口 465 或 587）。
5. 防火墙： 确保网络防火墙和计算机上的个人防火墙（如 Windows Defender 防火墙）允许一体机与目标服务器/电脑之间的必要通信端口（如 SMB: 445, FTP: 21, FTPS: 990/989, SFTP: 22, SMTP: 25/587/465）。
6. 固件更新： 保持多功能一体机及其打印服务器（如果是独立设备）的固件为最新版本，以获得最佳兼容性、功能和安全补丁。
7. 咨询厂商文档： 最准确、最详细的配置步骤请务必查阅您所使用的多功能一体机和打印服务器的官方用户手册、管理指南或在线支持文档。 不同品牌、型号的设置界面和选项名称可能差异很大。

实现“打印服务器怎么扫描”的核心，不在于打印服务器本身执行扫描，而在于如何配置连接在打印服务器上的、具备扫描功能的多功能一体机（MFP），使其能够通过网络将扫描件发送到指定目的地（共享文件夹、FTP服务器、电子邮件或云端）。

SMB共享文件夹扫描是最常见、最直接的解决方案。 选择合适的方案取决于您的网络环境、安全要求、IT 基础设施以及用户的实际需求，在部署时，请务必关注权限管理和网络安全配置，以保护您的数据和系统。

引用说明：

• 本文核心知识基于对网络打印、扫描协议（SMB/CIFS, FTP, SMTP）标准的通用理解以及常见企业级多功能一体机（MFP）功能特性的综合归纳。
• 具体设备配置步骤需严格参考设备制造商（如 HP, Canon, Epson, Brother, Xerox, Kyocera, Ricoh 等）提供的官方用户手册、管理员指南和技术支持文档。